5 важных факторов, которые стоить учитывать руководителю при постановке задач
Успех и развитие компании зависит от того, насколько чётко руководитель распределяет задачи и насколько правильно сотрудники справляются с этими самыми задачами. Мало сказать «подготовь мне отчёт» или «разработай новый проект к понедельнику». При постановке целей начальнику важно учитывать все аспекты от важности процесса делегирования, профессиональных и индивидуальных качеств сотрудников до чётко регламентированных дедлайнов и конструктивной обратной связи по каждой выполненной задаче.
Кадр из фильма «Стажёр» (2015)
На что следует обратить внимание при постановке задач
- Доверие
Проблема многих начальников заключается в неумении и боязни делегировать, они руководствуются принципом «хочешь сделать хорошо — сделай сам». В результате сотрудники привыкают к «лёгкой» работе, а руководитель сталкивается с хронической усталостью и стрессом.
При распределении задач руководителю стоит учитывать не только степень загруженности сотрудников, но и их профессионализм, личные мотивы, скорость работы. Кому-то эффективнее делегировать долгосрочные задания, кто-то быстрее и качественнее справится с небольшими, краткосрочными задачами. Понимание своих сотрудников, умение определять их мотивы и настроение поможет организовать более слаженную работу.
«Разделение труда — ключ к эффективному управлению», — пишет бизнес-тренер, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови.
- Корпоративная культура
Компания Google провела исследование внутри компании и выяснила, что коллектив, который чувствует психологическую безопасность, справляется с поставленными задачами гораздо эффективнее.
В организации с вертикальными связями, где корпоративная культура основана на жёстких правилах и силе одного человека, задачи ставятся в формате приказа и обсуждению не подлежат. Такой подход вынуждает сотрудников приступать к решению задач с позиции «надо, так надо».
Совсем другая история происходит в компании, где руководитель находится в позиции коуча. Корпоративная культура здесь построена на доверии и умении договариваться, а начальник поощряет и поддерживает инициативность и самостоятельность сотрудников в решении поставленных целей. В такой атмосфере задачи становятся креативнее, а сотрудники приступают к ним с большим интересом.
Кадр из фильма «Джобс: Империя соблазна» (2013)
- Регламентированные дедлайны
Задача не должна определяться словами «в ближайшее время», «срочно», «как можно быстрее», ведь для одних это может значить 2 дня, для других — два часа. Для каждой цели нужно указывать конкретный дедлайн.
«Поручая задание, поставьте чёткие цели, установите стандарты и крайние сроки. Задание без крайнего срока — просто обсуждение», — утверждает мировой эксперт в области психологии успеха Брайан Трейси.
- Польза и актуальность
Чем чётче будет сформулирована задача, тем лучше. Подавать её стоит как важную и ценную в контексте общих целей всей компании. Например, можно попросить сотрудника к пятнице подготовить отчёт или объяснить ему, что материал будет включён в презентацию, с которой вы выступите на итоговом собрании директоров и продемонстрируете эффективную работу всего отдела. В этом случае сотрудник максимально вовлечётся в работу и, возможно, предложит новые, нестандартные пути решения.
«Если вы наделяете людей полномочиями, но не даёте им информации, они просто бродят в темноте», — пишет в книге «Открывая организации будущего» бывший партнёр McKinsey & Company и обладатель степени MBA Фредерик Лалу.
- Эмпатия и обратная связь
Вместо закрытых вопросов: «Всё ли понятно?» и «Остались ли вопросы?» — лучше поинтересоваться нужна ли сотруднику помощь, где он планирует черпать информацию, какую методику выберет. Так руководитель даст понять, что готов к сотрудничеству и всегда открыт для обсуждений и диалога.
Если задача объёмная и трудная, можно составить гайд с краткими тезисами и рекомендациями по её решению. Сотруднику будет проще ориентироваться при её решении, а инструкцию можно сделать универсальной и использовать в дальнейшей работе.
После выполнения задачи дайте обратную связь: поблагодарите или проведите вместе с сотрудником работу над ошибками. Грамотный и конструктивный фидбэк только стимулирует и заряжает на дальнейшую работу.
Популярные техники и сервисы тоже способствуют успеху
Многие руководители при постановке задач руководствуются популярными техниками, такими как SMART, FAST, CLEAR. Они похожи между собой, а их основные критерии спрятаны в названии. Согласно им задача должна быть достижимой, конкретной, значимой, амбициозной, ограниченной временем.
Чётко сформулированные и правильно поставленные задачи — это один из эффективных способов мотивации сотрудников
Объяснить суть, назначить подходящего сотрудника, установить комфортный дедлайн и показать вектор движения всей компании — основные правила, которыми может руководствоваться начальник при постановке задачи. Главное, доверять своим сотрудникам и помогать, когда это действительно необходимо. Держать руку на пульсе нужно, но только не судорожно сжимая его и проверяя каждые пять минут.
Кадр из сериала «Тед Лассо» (2020)